Từ tháng 4/2018, Tập đoàn đưa vào sử dụng rộng rãi tại cơ quan EVN và các đơn vị thành viên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử E-Office, được tích hợp chữ ký số, triển khai văn bản trên máy tính, thiết bị di động. Ngoại trừ những văn bản tài liệu bắt buộc phải quản lý theo chế độ văn bản mật, hầu hết công văn đến đều được số hóa, chuyển vào hệ thống văn phòng điện tử và giải quyết theo quy trình, tạo thuận lợi cho công tác tìm kiếm, lưu trữ văn bản dưới dạng file điện tử.
Sau hơn 1 năm triển khai rộng rãi, hệ thống E-Office đã góp phần làm thay đổi thói quen trong xử lý văn bản hành chính của Tập đoàn và các đơn vị trực thuộc. Văn bản đi/đến đã được xử lý trên môi trường mạng, từ đó giảm thời gian lưu chuyển văn bản, công văn giữa các ban EVN cũng như giữa EVN với các đơn vị trực thuộc; đồng thời xóa bỏ các giới hạn về không gian, vị trí địa lý. Việc giải quyết công văn đi, công văn đến trên hệ thống E-Office cũng giúp Tập đoàn tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và chi phí vận chuyển tài liệu so với trước đây. Hiện nay công tác lập hồ sơ công việc đã được thực hiện đồng bộ và toàn diện trên môi trường mạng. Tính đến hết năm 2018, Tập đoàn đã giảm được 86% số lượng báo cáo giấy - từ 129 báo cáo giảm xuống chỉ còn 18 báo cáo.
Đặc biệt, từ ngày 1/1/2019, EVN đưa vào vận hành phần mềm dùng chung – cổng thông tin EVNPortal để gửi/nhận báo cáo từ các đơn vị với 83 loại báo cáo; trong đó có 48 báo cáo đính kèm file, còn lại là báo cáo bằng cách nhập bảng biểu và các phần mềm dùng chung. Đến nay chỉ còn 26 báo cáo bằng hình thức đính kèm file thực hiện trên EVNPortal.
EVN ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính
Công tác cải cách hành chính cũng được triển khai rộng khắp đến các đơn vị trực thuộc. Nhiều đơn vị đã có các ý tưởng sáng tạo, phát huy hiệu quả cao. Như Tổng công ty Điện lực miền Trung đã giảm tối thiểu 20% thời lượng và các cuộc họp không cần thiết; triệt để áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý điều hành, sử dụng chữ ký số...
Không chỉ giảm thiểu số lượng thủ tục trong giao dịch nội bộ doanh nghiệp, EVN và các đơn vị trực thuộc cũng đặc biệt chú trọng tới công tác cải cách hành chính, đơn giản hóa thủ tục trong lĩnh vực kinh doanh và dịch vụ khách hàng, giúp thuận tiện hơn cho khách hàng khi tiếp cận các dịch vụ điện năng. Từ năm 2013 đến nay, EVN không ngừng nghiên cứu, sửa đổi các quy trình cung cấp dịch vụ điện theo phương châm 3 dễ: “Dễ tiếp cận, dễ tham gia, dễ giám sát” và thực hiện theo “cơ chế một cửa”.
Tháng 12/2018, EVN chính thức cung cấp 100% dịch vụ điện trực tuyến tương đương dịch vụ công cấp độ 4 (cấp độ cao nhất trong dịch vụ công trực tuyến). Đến tháng 9/2019, EVN cung cấp dịch vụ điện theo phương thức giao dịch điện tử. Mọi công đoạn đều thực hiện qua môi trường mạng, từ khâu yêu cầu dịch vụ tới ký hợp đồng (theo phương thức nhận mã OTP qua tin nhắn điện thoại, thay vì ký giấy như trước đây). Người dân không cần phải đến trụ sở điện lực mà chỉ cần truy cập máy vi tính hoặc thiết bị smartphone có kết nối internet. Toàn bộ hồ sơ giao dịch sẽ được lập dưới dạng điện tử, giúp khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin, giám sát các thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa khách hàng và điện lực. Tính bảo mật trong giao dịch được EVN chú trọng, chỉ có khách hàng mới được quyền truy cập và sử dụng hợp đồng điện tử của mình.
Với dịch vụ điện điện tử, các thủ tục hành chính được giản lược tối đa, đồng thời giảm chi phí, thời gian cho cả khách hàng và ngành điện. Đây cũng là định hướng của EVN trong hoạt động kinh doanh và dịch vụ khách hàng thông qua việc ứng dụng thành quả Cách mạng công nghiệp 4.0, bao gồm công nghệ thông tin, hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử...
Thời gian tới, EVN sẽ tiếp tục đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị doanh nghiệp cũng như nhiều hoạt động sản xuất – kinh doanh, tạo đà để Tập đoàn phấn đấu xây dựng thành công văn phòng điện tử, tiến tới xây dựng doanh nghiệp số trong tương lai không xa...